Know-how, kluczowe zmiany i rekomendacje

Zmiany w zasadach prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Na stronie Rządowego Centrum Legislacji ukazał się projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Projektowane przepisy zakładają wprowadzenie istotnych zmian w zakresie sposobu i warunków prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników.

Za jedną z kluczowych zmian należy uznać wprowadzenie nowego podziału akt osobowych pracowników, które zgodnie z projektem rozporządzenia powinny składać się z czterech części.

Zgodnie z aktualnymi przepisami, akta osobowe pracowników składają się z trzech części:

(i) części A (obejmującej dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie),

(ii) części B (dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika), oraz

(iii) części C (dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia).

Zgodnie z założeniami projektowanych przepisów, pracodawcy zostaną zobowiązani do wydzielenia czwartej części akt osobowych  obejmującej dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej  lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.

Nowe przepisy wprowadzą także zmiany w zakresie zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej, w tym w szczególności ewidencji czasu pracy, a także określą wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej.

Nowe przepisy wejdą w życie prawdopodobnie 1 stycznia 2019 r. W związku z ich uchwaleniem rekomendujemy by pracodawcy dostosowali swoje wewnętrzne polityki przechowywania dokumentacji pracowniczej – zgodnie z przepisami przejściowymi podmioty zatrudniające będą miały na to 6 miesięcy od dnia wejście w życie rozporządzenia.