27 stycznia 2023 r. prezydent podpisał nowelizacje, która na stałe wprowadzi do kodeksu pracy długo wyczekiwaną i uregulowaną dotychczas jedynie tymczasowo pracę zdalną. W ciągu dosłownie kilku dni nowe przepisy powinny zostać opublikowane w Dzienniku Ustaw, co oznacza, że od tego dnia pracodawcy mają dwa miesiące na wprowadzenie odpowiednich zmian.

Jakie będą kluczowe modyfikacje dotyczące pracy zdalnej?

• Praca zdalna zastąpi całkowicie dotychczas uregulowaną w kodeksie pracy telepracę;
• Jednostronne polecenie pracy zdalnej przez pracodawcę będzie dopuszczalne jedynie w wyjątkowych, określonych przez przepisy sytuacjach (np. w czasie epidemii). W pozostałych przypadkach pracodawca i pracownik powinni się porozumieć;
• Kobiety w ciąży, rodzice dzieci do 4 oraz pracownicy opiekujący się osobami niepełnosprawnymi będą mogli wnioskować o pracę zdalną, a pracodawca będzie mógł odmówić jedynie, jeżeli jej wykonywanie jest niemożliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj wykonywanej pracy;
• Pracodawca będzie zobowiązany pokryć koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej, w tym koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych;
• Miejsce pracy zdalnej powinno być uzgodnione z pracodawcą;
• Jeżeli wykonywanie pracy zdalnej zostało uzgodnione w trakcie zatrudnienia (a nie przy zawieraniu umowy o pracę), każda ze stron może wiążąco zawnioskować o przywrócenie poprzednich warunków pracy;
• Wprowadzenie zupełnie nowego instrumentu – okazjonalnej pracy zdalnej do 24 dni w roku, podczas której część przepisów i obowiązków pracodawcy nie będzie mieć zastosowania (np. obowiązek pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej).

Jakie dokumenty powinni przygotowywać pracodawcy?

• porozumienie (zawierane z zakładową organizacją związkową) lub regulamin/politykę (skonsultowany z przedstawicielami pracowników) w sprawie zasad pracy zdalnej; wiąże się to również z ewentualnym usunięciem lub modyfikacją dotychczasowych regulacji dotyczących pracy zdalnej z regulaminów pracy i umów o pracę;
• oświadczenie pracownika potwierdzające, że stanowisko pracy zdalnej spełnia wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy;
• oświadczenie pracownika potwierdzające zapoznanie się z ocen ryzyka zawodowego i informacją
• dotyczącą bezpieczeństwa i higieny pracy;
• ocenę ryzyka zawodowego – możliwa jest uniwersalna ocena ryzyka dla różnych grup stanowisk pracy zdalnej;
• aktualizację informacji o warunkach zatrudniania;
• politykę ochrony danych osobowych w zakresie wykonywania pracy zdalnej oraz potwierdzenie, że pracownik się z nią zapoznał.

Emilia Kalecka, Associate