Zasadą jest, że jeżeli u pracodawcy nie funkcjonują związki zawodowe to niektóre działania i tak powinny zostać skonsultowane albo nawet uzgodnione z osobami reprezentującymi załogę. Wówczas rolę tę pełnią przedstawiciele pracowników, którzy co istotne nie są chronieni przez przepisy Kodeksu Pracy w takim zakresie, jak członkowie związków zawodowych. W szczególności nie są oni objęci ochroną przed rozwiązaniem umowy o pracę.
Nie jest jednak prawdą, że wszystkie działania wymagają wyrażenia zgody przez przedstawicieli pracowników. Niekiedy wystarczające będzie przeprowadzenie konsultacji bez koniczności uzgadniania wspólnego stanowiska.
Jeżeli jednak przepisy wymagają uzyskania zgody (a takich sytuacji jest zdecydowanie mniej), pracodawca jest zobowiązany dojść do porozumienia z przedstawicielami pracowników. Tytułem przykładu na podstawie przepisów COVID-owych pracodawcy musieli uzyskać zgodę przedstawicieli pracowników w celu zawieszenia lub modyfikacji niektórych warunków zatrudnienia zawartych w umowach o pracę, w tym także czasu pracy, wymiaru etatów, czy też zawieszenia niektórych postanowień regulaminów wynagradzania i polityk premiowych. Innymi słowy, sama konsultacja w tym przypadku nie byłaby wystarczająca.
Uzyskania zgody przedstawicieli pracowników wymagają także następujące przykładowe działania: ustalenie treści porozumień w sprawie możliwości przedłużenia okresu rozliczeniowego i wprowadzenia ruchomego oraz przerywanego systemu czasu pracy, a także kwestie związane z funduszem socjalnym, w tym także rezygnacja z jego utworzenia.
Z kolei co ciekawe w przypadku konieczności przeprowadzenia zwolnień grupowych, taki zamiar i zasady muszą zostać jedynie skonsultowane z przedstawicielami pracowników. Konsultacje takie polegają co do zasady na tym, że pracodawca przedstawia proponowane działania w celu poznania opinii przedstawicieli pracowników i chociaż przedstawiciele biorą w nich udział, w tym przedstawiają swoje opinie i wnioski, to ostateczna decyzja co do danej kwestii należy do pracodawcy. Podobnie w przypadku ustalania warunków stosowania telepracy (a wkrótce także warunków pracy zdalnej, która ma zastąpić telepracę w Kodeksie Pracy).
Samo przeprowadzenie konsultacji jest wystarczające także w przypadku wyboru instytucji finansowej prowadzącej PPK, czy w kwestiach związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy w miejscu pracy, w tym na przykład kwestii tworzenia służby BHP.
Ponadto omawiane zagadnienie będzie wkrótce również istotne w kontekście implementacji tzw. dyrektywy o sygnalistach. W najbliższym czasie pracodawcy zatrudniający co najmniej 250 pracowników (a od 2023 r. także pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników) będą zobowiązani do ustanowienia wewnętrznych regulacji w zakresie zgłaszania naruszeń. Zgodnie z projektem ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (znanym jako „ustawa o sygnalistach”), wprowadzone procedury będą musiały zostać skonsultowane z przedstawicielami pracowników, jeśli w danym zakładzie nie ma związków zawodowych.
Chociaż przedstawiciele wybierani są bezpośrednio przez pracowników, to za zainicjowanie wyborów odpowiedzialny jest pracodawca. Wybory mogą zostać zorganizowane także zdalnie za pośrednictwem e-mail i tzw. „votting buttons”, czy też odpowiedniej platformy. Mimo że przepisy dotyczące przeprowadzania wyborów nie regulują tej kwestii, to najczęściej w praktyce pracodawcy decydują się na wybór co najmniej dwóch przedstawicieli pracowników.
W związku z powyższym pracodawcy powinni zweryfikować, czy mają wybranych przedstawicieli i do jakich celów zostali oni wybrani, żeby uniknąć niepotrzebnego wydłużania dokonywania opisanych powyżej działań.
Najbardziej praktycznym rozwiązaniem z punktu widzenia pracodawców jest wskazanie, że przedstawiciele zostają wybrani do wszelkich czynności do których wymagana jest współpraca z przedstawicielami pracowników, dzięki czemu nie będą musieli przeprowadzać kolejnych wyborów.
Pracodawcy, którzy jeszcze nie wybrali przedstawicieli, a zamierzają dokonać którejkolwiek z czynności opisanych powyżej, które będą wymagały przeprowadzenia konsultacji z przedstawicielami pracowników (np. pracodawcy zatrudniający więcej niż 250 osób, którzy wkrótce będą musieli stworzyć politykę zgłaszania naruszeń dla sygnalistów), powinni już teraz rozpocząć przygotowania do przeprowadzenia takich wyborów.
Izabela Olejarz, Junior Associate