Po praktycznie dwóch latach trwania pandemii i powszechności pracy zdalnej, w dalszym ciągu ustawodawca nie zdecydował się na ułatwienie jakim byłoby rozszerzenie czynności, które mogą być dokonywane przez pracodawców w formie elektronicznej. Wręcz przeciwnie – od dłuższego już czasu w związku z COVID-19 doręczanie za pośrednictwem poczty zostało istotnie zmodyfikowane na niekorzyść pracodawców.
Zgodnie bowiem z art. 98 tzw. ustawy covidowej nieodebranego pisma, którego termin odbioru określony w awizo przypada w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można uznać za doręczone w tych stanach oraz przed upływem 14 dni od dnia ich zniesienia.
Dla pracodawców oznacza to istotne utrudnienia w skutecznym przekazywaniu oświadczeń woli w czasie pandemii, zwłaszcza gdy pracownik unika odbioru przesyłek, a więc podczas zwolnień.
Zanim wprowadzono ww. przepis, wystarczyło, że pracodawca wysłał wypowiedzenie umowy o pracę pocztą za potwierdzeniem odbioru na ostatni przekazany przez pracownika adres zamieszkania. Nawet gdy przesyłki nie udało się prawidłowo doręczyć, za chwilę złożenia oświadczenia woli o rozwiązaniu stosunku pracy uznawało się moment, w którym adresat miał możliwość zapoznania się z nią (najpóźniej jest to ostatni możliwy dzień odbioru przesyłki wskazany na powtórnym awizo). Takie doręczenie od prawie dwóch lat jest niemożliwe, a w związku z tym, że jest zależne od odwieszania stanów epidemii lub zagrożenia epidemicznego, prawdopodobnie jeszcze przez jakiś czas nie zostanie przywrócone.
Poczta Polska mając na celu ograniczenie rozprzestrzeniania się COVID-19 wprowadziła nowe wytyczne. Listy polecone mogą być doręczone do skrzynki pocztowej, a dla przesyłek kurierskich zawieszono obowiązek pokwitowania odbioru. Przy rozwiązywaniu stosunku pracy takie sposoby doręczania mogą wprowadzić większy chaos i niepewność obrotu prawnego, niż doręczanie e-mailem.
Pozostałe dostępne możliwości mają natomiast istotne wady. Najczęstsze przed pandemią wręczenie pracownikowi wypowiedzenia osobiście w miejscu pracy musi obecnie odbyć się z zachowaniem reżimu sanitarnego, a mimo to nadal może stwarzać pewne ryzyko czy zwykłe utrudnienia organizacyjne, zwłaszcza w firmach, które niemal w całości przeszły w tryb pracy zdalnej.
Z kolei podczas doręczania pisma rozwiązującego stosunek pracy za pośrednictwem kuriera lub upoważnionego pracownika może dojść do problematycznych sytuacji. Przede wszystkim pracownik może unikać kuriera, skoro nie spodziewa się przesyłki, a kurier w przypadku niezastania pracownika nie może pozostawić listu bez pokwitowania odbioru.
Niewątpliwie najlepszym, dostępnym obecnie rozwiązaniem, jest doręczenie dokumentu opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który jest równoważny dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi.
Doręczenie oświadczenia rozwiązującego stosunek pracy e-mailem bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest natomiast nieprawidłowe, gdyż nie stanowi wymaganej formy pisemnej. Jest ono co prawda ważne, ale jednocześnie wadliwe i możliwe do zakwestionowania przed sądem (w konsekwencji może skutkować przywróceniem pracownika do pracy lub przyznaniem mu odszkodowania).
Dlatego też pomocna dla pracodawców byłaby możliwość wypowiadania umowy o pracę drogą e-mailową bez użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Propozycja ta nie powinna być postrzegana w kategoriach kontrowersji. Nie naruszałaby ona bowiem prawa pracownika do odwołania się od decyzji pracodawcy, lecz jedynie wykluczałaby możliwość skutecznego podważenia wypowiedzenia przed sądem wyłącznie ze względu na to, że naruszono formę czynności prawnej (dla której nie został nawet zastrzeżony rygor nieważności). Dokumenty podpisywane kwalifikowanym podpisem są doręczane w taki sam sposób (tj. e-mailem) i nie budzi to zastrzeżeń.
Inaczej mówiąc, ta zmiana wyeliminowałaby zróżnicowane skutki podczas wysłania wypowiedzenia umowy e-mailem opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez tych pracodawców, których na to stać, a wysłaniem tej samej wiadomości bez certyfikowanego podpisu.
Ponadto, warto zastanowić się, czy w czasie pandemii (a także niezależnie od niej, mając na względzie utrwaloną już i powszechną pracę zdalną) powinno być możliwe dokonywanie innych czynności niż rozwiązanie umowy o pracę poprzez e-mail nieopatrzony kwalifikowanym podpisem, np. zawarcie umowy o pracę czy wprowadzenie zmian w jej treści. W pełni wystarczająca wydaje się możliwość potwierdzenia warunków zatrudnienia w wiadomości e-mail. Szersze zastosowanie doręczenia za pośrednictwem e-mail z pewnością stanowiłoby duże ułatwienie tak dla pracodawców, jak i pracowników, a do takich właśnie usprawnień należy dążyć w dobie pandemii i pracy zdalnej.
Emilia Kalecka, Associate