W 2021 r. na horyzoncie pojawiło się kilka projektów zmian w obszarze prawa pracy, których wdrożenie będzie wiązało się z nowymi obowiązkami dla pracodawców. W wielu przypadkach sprostanie temu zadaniu nie będzie łatwe, tym bardziej, że część projektów dotyczy całkowicie nowych instrumentów prawnych (np. w zakresie ochrony sygnalistów), a część – konieczności dostosowania funkcjonujących już w praktyce rozwiązań do wyśrubowanych wymogów przewidzianych przez nowe prawo. Poniżej krótkie podsumowanie najistotniejszych projektów zmian związanych z prawem pracy.
Praca zdalna
Praca zdalna to jeden z najistotniejszych prawno-pracowniczych tematów ostatnich dwóch lat. O ile przed 2020 r. sporadyczne wykonywanie przez pracowników pracy z domu stanowiło spotykany w niektórych firmach benefit, tak w obliczu pandemii COVID-19 i konieczności ograniczenia rozprzestrzeniania się wirusa, stało się koniecznością.
Dlatego też w maju 2021 r. opublikowano pierwszą, a w lipcu – drugą wersję projektu wprowadzającego do Kodeksu pracy tzw. pracę zdalną, której podstawową zaletą jest przede wszystkim większa funkcjonalność względem regulacji obowiązujących obecnie. Projekt zakłada m.in., że praca będzie mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo z miejsca innego niż biuro. Zasady pracy zdalnej pracodawca zobowiązany będzie określić w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeżeli nie uda się dojść do porozumienia w ustawowym, 30-dniowym terminie – w regulaminie. W przypadku braku związków zawodowych, treść regulaminu powinna zostać skonsultowana z przedstawicielami pracowników. Projekt określa także minimalną treść regulaminu i nakłada na pracodawcę szereg dodatkowych obowiązków, m.in. w zakresie pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy poza biurem, takich jak koszty instalacji i eksploatacji sprzętu elektronicznego czy koszty energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych. Kolejną istotną kwestią będzie także konieczność dostosowania się do specyficznych wymogów w obszarze BHP – nowością będzie m.in. wymóg sporządzenia oceny ryzyka zawodowego na stanowisku pracy zdalnej.
Projekt nie dotarł jeszcze do Sejmu. Długi okres oczekiwania na nowe przepisy sprawił, że wielu pracodawców sporządziło własne, wewnętrzne procedury tzw. pracy hybrydowej, a pozostali funkcjonują w oparciu o funkcjonujące u siebie zwyczaje – w obu tych przypadkach, w razie wejścia w życie nowelizacji, pracodawcy staną przed obliczem dostosowania się do niej.
Ochrona sygnalistów
W październiku do konsultacji publicznych trafił projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, który ma stanowić implementację unijnej Dyrektywy 2019/1937 (tzw. dyrektywy o ochronie sygnalistów). Projekt, o którym pisaliśmy szerzej tutaj, jest szczególnie potrzebny w obliczu braku regulacji odnoszących się wprost do zgłaszania i ujawniania naruszeń prawa w Kodeksie pracy.
Jednym z kluczowych założeń projektu jest zakaz podejmowania działań odwetowych względem sygnalisty, przy czym projekt zawiera dość szeroką listę zachowań, które można potraktować jako takie działanie (chodzi tu np. o wypowiedzenie umowy o pracę, wstrzymanie awansu czy obniżenie wynagrodzenia). Co istotne, po wejściu w życie planowanej ustawy, na pracodawcach ciążyć będzie obowiązek ustalenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych obejmujących zagadnienia szczegółowo wskazane w ustawie, który będzie musiał zostać konsultowany z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników. Pracodawcy będą także zobowiązani do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Co do zasady wymóg ten dotyczyć będzie pracodawcy zatrudniającego co najmniej 50 pracowników (chyba, że wykonuje działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska – w takim wypadku obowiązki przewidziane w ustawie znajdują zastosowanie niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników).
Brak zastosowania się do wymogów, które postawią przed zatrudniającymi nowe przepisy, może być dla nich bardzo dolegliwy – utrudnianie dokonania zgłoszenia, podjęcie działań odwetowych, czy nieustanowienie wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń będą zagrożone karą grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 3.
Ustawa powinna wejść w życie 17 grudnia 2021 r., w dalszym ciągu nie przeszła jeszcze przez proces legislacyjny. Zgodnie z projektem, pracodawcy zatrudniający co najmniej 250 pracowników będą musieli dostosować się do nowych przepisów wraz z wejściem ustawy w życie, natomiast zatrudniający od 50 do 249 pracowników będą mieli czas na wprowadzenie zmian do 17 grudnia 2023 r.
Kontrola trzeźwości pracowników
W maju 2021 r. zaproponowano wprowadzenie do Kodeksu pracy rozwiązań umożliwiających pracodawcom przeprowadzanie kontroli trzeźwości pracowników. Obecnie nie ma takiej możliwości – dane na temat obecności w organizmie alkoholu lub substancji działających podobnie stanowią bowiem dane dotyczące zdrowia w rozumieniu RODO, co z kolei oznacza, że ich przekazanie pracodawcy może nastąpić jedynie z inicjatywy pracownika – chyba, że występują określone, szczególne warunki. Jednym z nich jest sytuacja, w której przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora w dziedzinie prawa pracy. Celem nowelizacji jest więc wprowadzenie do Kodeksu pracy wyraźniej podstawy prawnej umożliwiającej pracodawcy samodzielne (w praktyce – za pomocą alkomatu) zweryfikowanie tego, czy pracownik znajduje się pod wpływem alkoholu.
Pracownik znajdujący się w stanie po użyciu alkoholu (od 0,2‰ stężenia alkoholu we krwi lub 0,1 mg w 1 dm3 wydychanego powietrza) nie zostanie dopuszczony do pracy, a za okres swojej nieobecności nie otrzyma wynagrodzenia. Pracodawca w dalszym ciągu będzie także mógł stosować adekwatne środki dyscyplinarne, w tym kary porządkowe, a w zależności od kontekstu – nawet rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia.
Pracodawcy, którzy zechcą skorzystać z możliwości przeprowadzania kontroli, będą jednak musieli odpowiednio dostosować swoje wewnętrzne regulacje. Projekt zakłada bowiem, że układ zbiorowy, regulamin pracy lub obwieszczenia (jeśli pracodawca nie posiada regulaminu, czyli jeśli zatrudnia mniej niż 50 pracowników), powinien określać m.in.: grupy pracowników objęte kontrolą trzeźwości, metodę kontroli oraz sposób jej przeprowadzenia, który nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika. Konieczne będzie także odpowiednie poinformowanie personelu o tym, że pracodawca będzie mógł kontrolować ich trzeźwość.
Od maja 2021 r. projekt jest w konsultacjach publicznych. Na przełomie listopada i grudnia okazało się, że aktualne plany zakładają uregulowanie kwestii pracy zdalnej i kontroli trzeźwości w jednej, dużej nowelizacji Kodeksu pracy.
Weryfikacja szczepień pracowników
W grudniu do Sejmu wpłynął projekt ustawy o szczególnych rozwiązaniach zapewniających możliwość prowadzenia działalności gospodarczej w czasie epidemii, umożliwiający pracodawcom weryfikację stanu zdrowia pracowników pod kątem zachorowania na COVID-19, o którym pisaliśmy szerzej tutaj. Projekt zakłada, że w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może żądać od pracownika lub osoby pozostającej w stosunku cywilnoprawnym z tym pracodawcą, podania informacji o posiadaniu negatywnego wyniku testu diagnostycznego w wykonanego nie wcześniej niż 48 godzin przed jego okazaniem. Obowiązku tego nie będą jednak mieć osoby zaszczepione i tzw. ozdrowieńcy.
Projekt nieco rozmija się z oczekiwaniami powstałymi na gruncie opublikowanych w sierpniu tego roku założeń ustawodawczych, które przewidywały, że pracodawcy będą mogli uzyskiwać dane dotyczące zaszczepienia, bez konieczności spełnienia dodatkowych kryteriów. Tymczasem obecna wersja projektu skupia się przede wszystkim na wykonywaniu testów, przy czym osoby zaszczepione będą mogły zwolnić się z obowiązku ich wykonywania (innymi słowy, pracodawca otrzyma informację o zaszczepieniu niejako „okrężną drogą”, jeśli pracownik zechce się tą informacją podzielić).
Sejmowe prace nad projektem mają być kontynuowane w styczniu 2022 r. Zgodnie z projektem, ustawa ma wejść w życie z dniem następującym po dniu jej ogłoszenia.
Zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców
W grudniu na biurko Prezydenta trafił projekt nowelizacji ustawy o cudzoziemcach. Pracodawcy powinni jednak mu się przyjrzeć, ponieważ szereg zagadnień, które reguluje, znajdzie bezpośrednie przełożenie na zatrudnianie obcokrajowców w Polsce. Jednym z ułatwień w zatrudnieniu obywateli Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji i Ukrainy, jest możliwość powierzenia im wykonywania pracy bez zezwolenia na pracę na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy wpisanego do ewidencji oświadczeń – jest to szybsza ścieżka umożliwiająca zatrudnienie obywateli tych krajów z pominięciem procedury uzyskania osobnego zezwolenia na pracę. Obecnie okres wykonywania pracy na tej podstawie nie może przekraczać łącznie nie dłużej niż 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy; zgodnie z nowelizacją, okres ten ulega wydłużeniu do 24 miesięcy.
Więcej o zmianach dotyczących zatrudniania cudzoziemców pisaliśmy tutaj. Ustawa wjedzie w życie w terminie 14 dni od ogłoszenia. Należy oczekiwać, że zacznie obowiązywać na początku 2022 r.
Nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy
Dużą zmianą dla pracodawców może być poselska propozycja nadania inspektorom pracy uprawnienia do ustalania w drodze decyzji istnienia stosunku pracy, która trafiła do Sejmu w kwietniu tego roku. Państwowa Inspekcja Pracy, przeprowadzając kontrolę w zakładzie pracy, może stwierdzić, że pracodawca zatrudnia pracownika na umowie cywilnoprawnej, podczas gdy faktycznie warunki umowy spełniają wszystkie kodeksowe przesłanki stosunku pracy. Aktualnie w takiej sytuacji PIP może wnieść powództwo o ustalenie istnienia stosunku pracy.
W ocenie projektodawców jest to jednak niewystarczające, przede wszystkim z uwagi na długotrwałość postępowań sądowych – stąd pomysł, by reklasyfikacja umowy cywilnoprawnej (najczęściej będzie chodzić o umowę zlecenia lub umowę o dzieło) mogła następować w drodze pisemnej decyzji wydawanej przez okręgowego inspektora pracy, od której pracodawcy mogliby się odwołać w przewidzianym trybie. Projekt, jeśli wejdzie w życie, z pewnością będzie stanowi impuls do skrupulatnej weryfikacji treści umów zawieranych z personelem, w celu uniknięcia ryzyka reklasyfikacji. Prace legislacyjne nad projektem nie nabrały jeszcze tempa, przy czym zgodnie z jego treścią, nowelizacja ma wejść w życie po upływie 90 dni od dnia ogłoszenia.
Urlop rodzinny
W czerwcu 2021 r. do Sejmu wpłynął poselski projekt nowelizacji Kodeksu pracy wprowadzający tzw. urlopy rodzinne, które miałyby przysługiwać pracownikom z co najmniej 6-miesięcznym stażem pracy (wliczając w to poprzednie okresy zatrudnienia). Urlop byłby udzielany w wymiarze do 12 miesięcy, w celu sprawowania osobistej opieki nad najbliższym członkiem rodziny (w tym m.in. rodzicem, małżonkiem, teściem, rodzeństwem) lub osobą pozostającą we wspólnym pożyciu, którzy, że względu na stan zdrowia, wymagają osobistej opieki pracownika.
Głównym założeniem projektu jest umożliwienie pracownikom wzięcia dłuższego urlopu w celu sprawowania opieki nie tylko nad dzieckiem (choć, zgodnie z założeniami, i to byłoby możliwe), ale i nad innymi bliskimi. Projekt czerpie zresztą z rozwiązań od dawna już funkcjonujących w Kodeksie pracy w kontekście urlopów związanych z rodzicielstwem. Przykładowo, podobnie jak w przypadku urlopu rodzicielskiego, korzystanie z urlopu rodzinnego byłoby możliwe z łączeniem pracy zawodowej w wymiarze nie wyższym niż połowa etatu – wówczas okres urlopu ulegałby odpowiedniemu, proporcjonalnemu wydłużeniu.
W czerwcu projekt skierowano do pierwszego czytania w Sejmie. Od tego czasu nie podjęto jednak prac legislacyjnych, co każe podchodzić do niego z pewną rezerwą. Istotne jest natomiast to, że pomysł wdrożenia urlopu rodzinnego zwraca uwagę na poważny problem polskiego systemu prawnego, jakim jest brak elastycznego instrumentu umożliwiającego podjęcie opieki nad osobami chorymi lub potrzebującymi bez uszczerbku dla pracy zawodowej osoby, która chciałaby się podjąć takiej opieki.
Emerytura stażowa
We wrześniu do Sejmu wpłynął obywatelski projekt ustawy o emeryturach stażowych, zgodnie z którym osobom urodzonym po 31 grudnia 1948 r., posiadającym staż pracy wynoszący 35 (w przypadku kobiet) lub 40 lat (w przypadku mężczyzn) miałaby przysługiwać emerytura stażowa niezależnie od osiągnięcia wieku emerytalnego, w który obecnie wynosi odpowiednio 60 lub 65 lat. W myśl projektu, emerytura stażowa będzie mogła zostać przyznana w wysokości co najmniej najniższego świadczenia emerytalnego (1250,00 zł miesięcznie). Głównym celem projektu jest umożliwienie przejścia na emeryturę osób, które nie osiągnęły jeszcze ustawowego wieku emerytalnego, ale które, ze względu na utratę sił, nie są w stanie kontynuować pracy. Pomysłodawcą tego projektu jest NSZZ Solidarność. Projekt wydaje się nie mieć bezpośredniego przełożenia na pracodawców, aczkolwiek w praktyce, jeśli wejdzie w życie, wskazane będzie nie tylko uwzględnianie możliwości wcześniejszego przechodzenia pracowników na emeryturę, ale i weryfikowanie wewnętrznych regulacji dotyczących np. dobrowolnych odpraw – tak, aby przystawały do nowych regulacji.
Zasiłki chorobowe
Nowelizacji doczekały się także przepisy dotyczące ubezpieczeń społecznych. Po Nowym Roku zmieniają się zasady liczenia okresu zasiłkowego, o których pisaliśmy szerzej tutaj. Nowy okres zasiłkowy będzie otwierany po 60-dniowej przerwie niezależnie od tego, czy w danym przypadku będziemy mieć do czynienia z tymi samymi, czy różnymi jednostkami chorobowymi. W praktyce oznacza to, że pracownikom znacznie trudniej będzie przerwać niezdolność do pracy, która chroni przed rozwiązaniem umowy w trybie art. 53 Kodeksu pracy. Zmiana wchodzi w życie od 1 stycznia 2022 r.
Polski Ład
Polski Ład to jeden z najczęściej dyskutowanych tematów minionego roku. Zmiany, które wprowadza, nie ominą także pracodawców, przede wszystkim ze względu na wprowadzenie rozwiązań mających na celu przeciwdziałanie nielegalnemu zatrudnieniu oraz nieujawnianiu części wynagrodzenia. Przykładowo, w myśl nowych regulacji, ujawienie zatrudnienia „na czarno” czy też wypłata wynagrodzenia „pod stołem” nie będą już wiązały się z obciążeniami dla samych pracowników (obecnie w razie zapłaty przez pracodawcę zaległych składek, może on domagać się od pracownika równowartości części składki, która powinna być przez niego finansowana). Warto zatem, aby pracodawcy uważnie przyjrzeli się warunkom zatrudnienia w swoich firmach. Przepisy w zakresie ograniczającym szarą strefę wchodzą w życie od 1 stycznia 2022 r.
***
Pracodawcy od dawna oczekują na wiele spośród wskazanych powyżej, planowanych nowelizacji. Wiele z nich, jeśli wejdzie w życie, będzie jednak wiązało się z koniecznością dostosowania wewnątrzzakładowych regulacji i przeorganizowania zasad wykonywania pracy. Z całą pewnością nie są to kwestie do załatwienia na ostatnią chwilę, dlatego warto, zajmując się obszarem HR, trzymać rękę na pulsie i już teraz powoli przygotowywać się na nadchodzące zmiany.
Marta Borówka, Associate