Pracownicy zainteresowani świadczeniami finansowanymi ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, celem ich uzyskania są najczęściej zobowiązywani do przedstawienia dodatkowych informacji dotyczących ich sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. Nowelizacja ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych z maja 2019 r. potwierdziła możliwość przetwarzania przez pracodawcę dodatkowych danych o pracownikach i ich rodzinach celem przyznania świadczeń z funduszu, przykładowo danych o liczbie członków rodziny wchodzących w skład wspólnego gospodarstwa domowego, czy też danych o średnim dochodzie na członka rodziny.
Nowe przepisy jednocześnie wprowadziły dodatkowe wymogi dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych pracowników uprawnionych do korzystania z funduszu, które powinny zostać odzwierciedlone w regulaminach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
Za kluczową zmianę w tym zakresie należy uznać wprowadzenie zasady udostepnienia pracodawcy danych o szczególnie trudnej sytuacji pracownika w formie jego oświadczenia. Oczywiście, przed podjęciem decyzji o przyznaniu świadczenia i jego wysokości pracodawca może dodatkowo zażądać od pracownika udokumentowania informacji przedstawionych w oświadczeniu celem ich potwierdzenia, przykładowo poprzez przedstawienie rozliczenia rocznego PIT.
Jako szczególna została wyróżniona sytuacja, w której to podstawą do przyznania świadczenia są informacje dotyczące stanu zdrowia pracownika. Zgodnie z nowymi zasadami – do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę.
Okres przechowywania danych osobowych
Nowe przepisy nie precyzują maksymalnego okresu przechowywania danych osobowych pracowników udostępnionych pracodawcy w związku z ubieganiem się o świadczenia z funduszu. Pracodawca w teorii może przetwarzać takie dane wyłącznie przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. W praktyce, mając na uwadze możliwość zakwestionowania decyzji o przyznaniu świadczenia przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych lub organy skarbowe, wydaje się, że pracodawca może przetwarzać dane, które stały się podstawą wydania decyzji o przyznaniu świadczenia przez okres pięciu lat. Pracodawcy powinni jednak pamiętać, że zgodnie z nowymi przepisami są zobowiązani do dokonywania corocznego przeglądu danych osobowych celem ustalenia dalszej potrzeby ich przechowywania, co w praktyce oznacza, że powinni oni przechowywać udostępnione dane osobowe w ograniczonym zakresie.
W związku z wejściem w życie nowych przepisów rekomendujemy dostosowanie treści regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, a także zweryfikowanie katalogu danych przetwarzanych przez Państwa w związku z działalnością zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.