1 stycznia 2019 r. wejdzie w życie rozporządzenie Ministra Pracy, Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Nowe przepisy wprowadzą szereg zmian w zakresie zasad prowadzenia i przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, a także określą w sposób szczegółowy wymogi jakie powinny zostać spełnione przez pracodawców zainteresowanych zmianą postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną.

Za jedną z kluczowych zmian wprowadzonych rozporządzeniem należy uznać wprowadzenie nowych zasad prowadzenia akt osobowych pracowników. Zgodnie z nowymi przepisami akta osobowe mają składać się nie z trzech a z czterech części – część czwarta akt osobowych powinna zawierać dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności, w tym przykładowo odpisy zawiadomień o ukaraniu pracownika karami porządkowymi.

Nowe przepisy znajdą zastosowanie zarówno do dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r., jak i do dokumentacji pozostałych pracowników zebranej po wejściu w życie nowych przepisów. Jeśli chodzi o dokumentację pracowniczą zebraną przed 1 stycznia 2019 r. to pracodawcy będą mogli przechowywać ją na dotychczasowych zasadach. W praktyce, pracodawcy mogą nie być jednak zainteresowani takim rozwiązaniem ze względu na konieczność stosowania dwóch różnych aktów prawnych w stosunku do akt osobowych tego samego pracownika, co w praktyce może stanowić duże wyzwanie dla działu kadr.