1 stycznia 2019 r. wejdą w życie przepisy kodeksu pracy, które skrócą okres obowiązkowego przechowywania akt osobowych – aktualnie okres ten zasadniczo trwa 50 lat od zakończenia stosunku pracy. Zgodnie z nowymi przepisami, okres zostanie skrócony do 10 lat po ustaniu zatrudnienia danej osoby, co będzie jednak wiązało się z obowiązkiem przekazywania Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych bardziej szczegółowych informacji dotyczących m.in. wysokości otrzymywanego przychodu, które pomogą organowi w ustaleniu wysokości przyszłej emerytury pracownika.

Skrócenie obowiązkowego okresu przechowywania akt osobowych będzie miało zastosowanie wyłącznie wobec pracowników zatrudnionych po dniu 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 2019 r. skrócenie okresu obligatoryjnego przechowywania akt do 10 lat będzie możliwe w ograniczonym zakresie. Nowe przepisy rozróżniają dwie sytuacje:

– w przypadku pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r., a 31 grudnia 2018 r. w celu skrócenia okresu obowiązkowego przechowywania pracodawca będzie zobowiązany do złożenia do ZUS specjalnego raportu, w którym zostaną przedstawione m.in. dane dot. wysokości wynagrodzenia otrzymywanego przez pracownika w okresie jego zatrudnienia. Złożenie raportu pozwoli na skrócenie obowiązkowego okresu przechowywania z 50 lat do 10 lat. Skrócony okres będzie liczony od końca roku kalendarzowego, w którym pracodawca złoży raport do ZUS.

– w przypadku pracowników zatrudnionych do dnia 31 grudnia 1998 r, pracodawca będzie zobowiązany do przechowywania akt osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami, tj. przez okres 50 lat po zakończeniu zatrudnienia.

Zmiana wraz z możliwą elektronizacją dokumentów związanych z zatrudnieniem może okazać się korzystna dla pracodawców, w zakresie w jakim nie będą musieli ponosić kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów w formie papierowej przez dłuższy okres czasu.