“W ostatnich latach na polskim rynku pracy powszechną praktyką stało się przeprowadzanie tzw. background screeningu, czyli weryfikowania informacji przedstawionych przez kandydatów w procesie rekrutacji, a także zbieranie dodatkowych informacji o pracownikach w okresie ich zatrudnienia, w tym od osób trzecich. Weryfikacja następuje najczęściej poprzez skontaktowanie się z byłymi pracodawcami, czy też zapoznawanie się z treściami zamieszczonymi na różnego rodzaju kontach kandydatów i pracowników na portalach społecznościowych.

Na podstawie obecnie obowiązujących przepisów możliwość przeprowadzania background screeningów budzi wątpliwości w związku z możliwością uzyskania dostępu do danych osobowych kandydata/pracownika, które nie zostały wymienione w katalogu danych osobowych, jakie mogą być przetwarzane przez pracodawcę. Sprawdzanie danych kandydatów i pracowników jest uznawane za niedopuszczalną praktykę szczególnie gdy, pracodawca lub wspierająca go firma rekrutacyjna przeprowadza background screening bez zgody i wiedzy kandydata/pracownika lub gdy w wyniku weryfikacji pracodawca uzyskuje dostęp do wrażliwych informacji, które nie powinny być przetwarzane w procesie rekrutacji oraz w okresie zatrudnienia.

Dopuszczalność stosowania background screeningu budzi wątpliwości także w świetle RODO i projektowanych zmian do Kodeksu pracy. W celu zminimalizowania ryzyka związanych możliwym naruszeniem zasad ochrony danych osobowych i w celu uczynienia zadość wymogom RODO,  pracodawca powinien odebrać uprzednią, wyraźną zgodę na przeprowadzenie weryfikacji od kandydata/pracownika. Co istotne, zgoda powinna zostać wyrażona w sposób swobodny, co w praktyce oznacza, że pracodawca powinien  zapewnić kandydatów i pracowników, iż brak wyrażenia zgody nie będzie miał negatywnego wpływu na wynik rekrutacji oraz nie stanie się podstawą jakiejkolwiek decyzji dotyczącej ich zatrudnienia. W przypadku uzyskania odpowiedniej zgody, wydaje się, że pracodawca lub wspierająca go firma zewnętrzna będą mogli skontaktować się z podmiotami trzecimi, m.in. celem potwierdzenia informacji o zdobytym doświadczeniu i edukacji kandydata/pracownika. Niemniej jednak, w takim przypadku weryfikacja powinna zostać ograniczona wyłącznie do informacji przedstawionych przez kandydata/pracownika  i nie może obejmować innych danych osobowych (…)

Warto pamiętać, że background screening kandydatów i pracowników,  poza możliwym naruszeniem zasad prawa ochrony danych osobowych, może także zostać uznany za naruszenie prawa do prywatności chronionego na podstawie przepisów prawa cywilnego zarówno na etapie rekrutacji, jak i w okresie zatrudnienia”.

 

Powyższy fragment jest częścią poradnika przygotowanego przez prawników DLA Piper „Zmiany w ochronie danych osobowych”. Zapraszamy do zapoznania się z treścią całego poradnika!