Ustawa z dnia 11 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych wprowadziła do Kodeksu pracy nowe zasady monitoringu wizyjnego pracowników.

Uzasadnienie monitoringu

Zgodnie z nowymi zasadami monitoring wizyjny może być stosowany w ściśle określonym celu i nie może być nadużywany przez pracodawców w celu przetwarzania wrażliwych danych osobowych pracownika. Pracodawcy są uprawnieni do stosowania monitoringu wizyjnego tylko gdy jest to uzasadnione ze względu na bezpieczeństwo pracowników, ochronę mienia, kontrolę produkcji lub zapobieganie ujawnienia informacji, których wyjawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Zakres monitoringu

Monitoring wizyjny może być stosowany zarówno na terenie zakładu pracy, jak i na terenie go otaczającym. Zgodnie z nowymi zasadami, monitoring wizyjny nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji jednego z określonych powyżej celów i jednocześnie nie narusza to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych.

Okres przechowywania nagrań obrazu

Nowe przepisy określają ponadto maksymalny okres przechowywania nagrań obrazu, które co do zasady nie mogą być przechowywane przez czas nieokreślony. Maksymalny okres przechowywania nagrań obrazu został ograniczony do 3 miesięcy od dnia nagrania, o ile nagrania nie stanowią dowodu w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca nie poweźmie wiadomości, iż mogą one stanowić dowód w takim postępowaniu –  we wskazanych przypadkach dopuszczalny okres przechowywania nagrań może zostać przedłużony do prawomocnego zakończenia postępowania.

Obowiązki informacyjne

Nowe przepisy w sposób jednoznaczny zakazują stosowania ukrytego monitoringu, poprzez nałożenie na pracodawców licznych obowiązków o charakterze informacyjnym. Pracodawcy zainteresowani wprowadzeniem monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy są zobowiązani do poinformowania pracowników o sposobie zastosowania monitoringu, jego celu i zakresie na co najmniej 2 tygodnie przed rozpoczęciem stosowania monitoringu poprzez wprowadzenie odpowiednich postanowień do układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy lub obwieszczenia (o ile pracodawcy nie są objęci układem zbiorowym pracy lub nie wprowadzili regulaminu pracy). Co istotne pracodawcy są zobowiązani do poinformowania o stosowaniu monitoringu także poprzez umieszczenie stosownej informacji we wszystkich monitorowanych pomieszczeniach i budynkach.

Monitorowanie elektronicznej korespondencji pracowników

Wskazane powyżej obowiązki pracodawców związane z wprowadzeniem monitoringu wizyjnego mają odpowiednie zastosowanie do innych rodzajów monitoringu, w tym monitorowania elektronicznej korespondencji pracowników, która została uregulowana w nieco odmienny sposób. Zgodnie z nowymi zasadami, monitorowanie elektronicznej korespondencji pracowników jest możliwe jedynie gdy jest to konieczne dla zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy lub właściwego użytkowania narzędzi pracy udostępnionych pracownikowi. Co istotne, monitoring korespondencji pracownika nie może doprowadzić do naruszenia tajemnicy korespondencji, co w praktyce oznacza, że pracodawca nie jest uprawniony do zapoznania się z prywatną korespondencją pracownika w trakcie monitorowania skrzynki służbowej. W celu zmniejszenia ryzyka zapoznania się z prywatną korespondencją pracodawcy mogą zakazać użytkowania skrzynek służbowych w celach prywatnych lub alternatywnie nałożyć na pracowników obowiązek wskazania wiadomości prywatnych poprzez wyodrębnienie odrębnego folderu, w którym będą one przechowywane.

 

W celu zapewnienia zgodności z nowymi przepisami, rekomendujemy zweryfikowanie czy pracodawcy stosujący różne rodzaje monitoringu dokonali aktualizacji wewnątrzzakładowych źródeł prawa pracy oraz sprawdzili czy rodzaj oraz cel stosowanego monitoringu pozostają w zgodzie z ustawowymi wymogami.