1 stycznia 2019 r. wejdą w życie przepisy kodeksu pracy, które wprowadzą znaczące zmiany w zakresie zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z aktualnymi przepisami, pracodawcy są zobowiązani do prowadzenia większości dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy w formie papierowej. Nowe przepisy pozwolą pracodawcom na prowadzenie takiej dokumentacji wyłącznie w formie elektronicznej.

Pracodawcy, którzy będą zainteresowani elektronizacją dokumentacji pracowniczej będą zobowiązani do sporządzenia odwzorowania cyfrowego dokumentu papierowego, a następnie potwierdzenie jego zgodności z oryginałem przykładowo poprzez opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Co istotne pracodawcy którzy zdecydują się na elektronizację dokumentacji będą zobowiązani do poinformowania o niej pracowników oraz byłych pracowników, a także do umożliwienia im odbioru papierowej wersji dokumentów w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji.

Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej zostaną uregulowane w odrębnym rozporządzeniu wykonawczym, które zostanie prawodpodobnie opublikowane w nadchodzących miesiącach. O wszelkich zmianach w tym zakresie będziemy informować Państwa na bieżąco.